Recursos organizativos

   Órganos de apoyo a la Gerencia

• Admisión

• Documentación Clínica

• Informática

• Unidad de Calidad

• Relaciones Públicas y Comunicación

• Atención al Paciente

  Área de Urgencias 

Cubre la gestión de la asistencia en Urgencias las 24 horas del día:

-          Registro de pacientes:

-          Recogida de datos de pacientes

-          Preparación de la documentación

-          Asignación del Nº de Hª de urgencias

-          Altas de los procesos de urgencias

-          Gestión de ingresos urgentes

-          Gestión de ingresos programados fuera del horario laboral normal

-          Gestión de transporte sanitario

  Área de Hospitalización 

  En horario de 8 a 22 horas, de lunes a viernes:

-       Gestión de ingresos

-       Gestión de camas

-       Gestión de Hospital de Dia Quirúrgico

-       Gestión Cirugía Ambulante

-       Gestión de Lista de Espera Quirúrgica

-       Gestión de la programación quirúrgica: integrando la información de lista de espera, ocupación de camas y disponibilidad de camas de cuidados intensivos y de quirófanos

-       Fuente de información para la Unidad de Estadística y Sistemas de Información, en la actividad de Hospitalización

  Área de Consulta Externa 

Gestión de las citaciones de consultas externas y pruebas diagnósticas en los tres centros:

-          Centro de Especialidades  Periféricos (CEP) de San Blas

-          Centro de Especialidades  Periféricos (CEP) de Emigrantes

-          Hospital Ramón y Cajal

Realizando las siguientes funciones:

-       Gestión de agendas y pruebas diagnósticas

-       Citación de Consultas Externas

               Ambulatorios: realiza la citación de las primeras, sucesivas y pruebas

               Hospital: realiza la citación de las primeras visitas

-     Realiza la captura de toda la actividad de consulta externa

-       Seguimiento del programa mostrador

-      Seguimiento de la TELECITA

-       Gestión de acceso de pacientes, para consultas o pruebas complementarias, de otras provincias del territorio INSALUD y de CCAA transferidas

-       Derivación de pacientes a otros Centros

-       Colaboración en el programa de libre elección de especialista

-       Fuente de información  para la Unidad de Estadística y Sistemas de Información, en la actividad de Consultas externas

-       Cumplimentación de los datos administrativos del  CMBD.

  Área de Estadística y Sistemas de Información: 

-       Elaborar informes de actividad

-     Asistencial

-     Económica

-       Elaborar la información que se envía al IMSALUD

-       Coordinación de la Memoria anual del hospital

-       Elaborar y diseñar la nueva explotación del Programa de Urgencias

Todos los informes editados en esta unidad son la herramienta necesaria para la toma de decisiones en la gestión del hospital.

    Servicio de Documentación Clínica 

El Servicio de Documentación Clínica se encuadra dentro de los Servicios Generales del Hospital formando una Unidad funcional con el Archivo Central de Historias Clínicas del mismo, dependiendo de forma directa de la Dirección Gerencia del Centro.

La función primordial del Servicio es la de captura y registro de datos clínicos de los episodios de alta de Hospitalización y Cirugía Ambulatoria para su posterior codificación, tanto de diagnósticos, como de procedimientos, lo que dará lugar al CMBD (Conjunto Mínimo de Datos Básicos) con el que el conjunto del Hospital podrá disponer de una información adecuada y veraz sobre la actividad asistencial desarrollada.

            La utilización de esta información, clasificada con el CIE-9-MC, y posteriormente se agrupación con GRD´s permite analizar tanto la información clínica como poder obtener la complejidad de la casuística atendida y servir para los diversos fines, tanto de docencia, investigación clínica y sistema de evaluación de calidad asistencial, como a la toma de decisiones de la Dirección del Centro.

Los recursos humanos de la Unidad de Codificación son los siguientes:

·        1 Médico

·         4 Enfermeras Codificadoras

·         1 Auxiliar Administrativo

    Informática

El Servicio de Informática, dependiente de la Subdirección Gerencia del hospital, está formado por 15 personas. La división funcional de este Servicio es la siguiente:

• Jefatura de Servicio                 1 persona

• Gestión Administrativa             1 persona

• Sistemas y Comunicaciones     2 personas

• Análisis y desarrollo                 4 personas

• Microinformática                      5 personas

• Explotación                              2 personas

La actividad principal se realiza en horario de mañana, aunque  seis personas realizan jornada partida para poder ofrecer servicio a los usuarios durante la tarde, y una persona desarrolla su jornada laboral en turno de noche. Además, existen guardias localizadas las 24 horas. De esta forma, se ofrece un  servicio continuado a los usuarios del hospital y hace frente a las incidencias que aparezcan, con el fin de garantizar lo máximo posible el uso de los Sistemas de Información y de las herramientas informáticas en el hospital.

El objetivo principal de este servicio es la planificación, gestión, desarrollo y mantenimiento  de los Sistemas de Información, tanto corporativos como centrales, garantizando su correcto funcionamiento las 24 horas del día.

Los principales interlocutores del Servicio son:

• Los usuarios internos del Hospital

• La Consejería de Sanidad y Consumo, a través del CESUS

• La Comunidad de Madrid, a través de ICM

• El Area IV de Atención Primaria

• Empresas externas proveedoras de servicios informáticos y de soluciones software

• Organismos oficiales relacionados con la Sanidad

Todo ello bajo la supervisión de la Dirección Gerencia del hospital a través del Subdirector Gerente.

Una de las misiones principales que se pretende conseguir es la integración de los diferentes Sistemas de Información presentes en el Centro, ya sean soluciones propias del servicio, como centrales de la Consejería, como externas de empresas proveedoras de software. De esta manera, se ahorra tiempo al introducir la información, se eliminan errores en los datos, se posibilita el cruce de información entre diferentes bases de datos y, en definitiva, se consigue que la informática sea una importante herramienta de gran ayuda tanto para la gestión como para la explotación de la información.

Durante el año 2.004 se ha llevado a cabo una gran labor de renovación del parque informático en los puestos de usuario del hospital, de modo que se han conseguido puestos de trabajo más rápidos y fiables que agilizan el uso de los Sistemas de Información.

Se ha continuado con el mantenimiento y actualización de las Aplicaciones Corporativas de la Consejería de Sanidad y Consumo, ofreciendo un soporte a los usuarios implicados, comunicando incidencias al CESUS y desarrollando módulos que eran demandados por las necesidades del hospital.

Se ha trabajado en el desarrollo y ampliación de las funcionalidades de las Aplicaciones propias del hospital, diseñadas y desarrolladas por el Servicio de Informática, haciendo especial hincapié en su integración con las anteriores.

Se ha instalado, probado, configurado y dado formación sobre nuevas Aplicaciones, pertenecientes a la Consejería de Sanidad y Consumo, a empresas externas y a las desarrolladas por el propio Servicio.

En todas estas Aplicaciones, se han desarrollado herramientas para la extracción y explotación de la información almacenada, según las necesidades del Centro.

Se ha ofrecido la colaboración a las empresas externas proveedoras de soluciones software para también integrar y compatibilizar sus soluciones  con el resto de Sistemas de Información presentes en el hospital.

Todo ello bajo la optimización de los servidores que dan soporte y almacenan los datos, y mediante la ampliación de las redes de comunicación externas, las cuales son propiedad de la Consejería de Sanidad y Consumo. Además, para que el acceso a los datos sea lo más rápido posible, se ha trabajado en la parametrización, compatibilidad, optimización y diseño tanto de los gestores de bases de datos como de las propias bases de datos.

Se ha trabajado en la configuración de los diferentes puestos de usuario para permitir que dispongan de protección adecuada frente a los virus y ataques externos, para facilitar el acceso a las aplicaciones mediante la personalización del escritorio, evitar desconfiguraciones del puesto por accidente y, en definitiva, para que el usuario disponga de un puesto de trabajo lo más fiable, rápido y robusto posible.

Se han organizado cursos de formación al usuario, guías de manejo de software externo e interno, guías de resolución de problemas, descargas automatizadas de actualizaciones de software, gestión de incidencias, sistemas de detección y eliminación de virus informáticos, etcétera. Todo ello con el propósito de permitir al usuario la resolución de incidencias sencillas de manera autónoma.

Se ha continuado en la potenciación de las páginas web tanto en el ámbito interno del hospital, Intranet, como en el externo, Internet.

En definitiva, se ha trabajado en la línea de conseguir que los Sistemas de Información sean una herramienta de uso habitual en el centro sanitario y que éste se pueda beneficiar de todas las ventajas que ofrece el uso de la informática en el mundo actual.

   Unidad de Calidad

Desde 1994 el Hospital Ramón y Cajal cuenta con una Unidad de Calidad cuyo objetivo principal es el de coordinar todas las actividades integradas dentro del Programa de Calidad del  Centro. Depende del Director Gerente del Hospital.

Funciones de la Unidad de Calidad

• Promover y mantener la actividad de las Comisiones Clínicas, prestar apoyo administrativo a sus reuniones y dar  soporte  metodológico a sus trabajos.

• Coordinar las acciones dirigidas a conseguir el cumplimiento de los Objetivos de Calidad pactados con el Insalud en los Contratos de Gestión.

• Proponer, establecer una metodología de trabajo adecuada, negociar y efectuar el seguimiento de los Objetivos de Calidad pactados anualmente con los Servicios Asistenciales, Servicio del Área de Gestión, Recursos Humanos y Servicios de Apoyo a la Gerencia.

• Desarrollar actividades de formación en calidad para los profesionales del Hospital.

• Procurar la difusión interna de las actividades y resultados del Programa de Calidad.

• Fomentar la difusión externa del Programa de Calidad del Hospital mediante la realización de publicaciones y participación en cursos y congresos.

Personal de la Unidad de Calidad

• V. Ureña Vilardell:     Coordinadora

• E. Martín Moína:        Facultativo Adjunto

• V. Martín García:       Auxiliar Administrativo

• A. Robles Ramos:      Auxiliar Administrativo de la Unidad de Calidad, Comisiones Clínicas, Junta Técnico Asistencial y Comisión Mixta.

   Comunicación y Relaciones Públicas   

El Servicio de Comunicación y Relaciones Públicas se encarga de la organización o apoyo logístico de los congresos, seminarios y jornadas que se desarrollan en el hospital, y que abarcan las actividades asistenciales, científicas e investigadoras. Además, atiende las peticiones informativas de los medios de comunicación y organizaciones sociales que deseen realizar campañas divulgativas en el centro sanitario.

Recursos humanos

• Jefe de Sección de Relaciones Públicas: José Luis Marín Muñoz

• Jefe de Comunicación: Cristina González del Pino Fúnez

• 1 Jefe de Equipo

• 1 Auxiliar Administrativo

Memoria de actividad del servicio de comunicación y relaciones públicas

• Gestión de infraestructuras en salas y espacios comunes para la realización de congresos, cursos, sesiones clínicas, actos científicos o docentes, mesas redondas, instalación de stands, presentación de libros, organización de "Desayunos de Trabajo

• Elaboración y coordinación de la página web institucional www.hrc.es

• Gestión de las peticiones de los medios de comunicación sobre temas sanitarios

• Elaboración del periódico institucional interno del hospital

• Convocatoria de ruedas de prensa y difusión en los medios de comunicación de la actividad asistencial, docente e investigadora del hospital

• Gestión de visitas externas nacionales y extranjeras

• Organización de actividades culturales en el Hospital (conciertos, exposiciones)

• Organización de Jornadas Sanitarias o festivas.

Atención al Paciente

El Servicio de Atención al Paciente presenta en esta Memoria los resultados del trabajo desarrollado durante el año 2004, por parte de todos los profesionales que se encuentran adscritos en todas las Unidades de que dispone, hospital, Centros de Especialidades “San Blas” y “Emigrantes”, Información, Trabajo Social y Biblioteca del Paciente.

            El objetivo de este Servicio durante este periodo ha sido divulgar la importancia de la comunicación (por medio de la creación de la Escuela de Comunicación) y el trato tanto entre profesionales con la ciudadanía que atiende.

            El Servicio en cifras que a continuación presentamos, trasmite y pone de manifiesto, que estos servicios cobran progresiva importancia en el entramado social, al que toda organización relevante concede cada vez mayor valor.

            Es  un hecho incontestable que la población  conoce mejor sus derechos y así los demanda, que estos servicios suponen una “imagen amable” del hospital, que al ser de carácter público, ha de tener como el resto de la organización ,claro el objeto de su trabajo: “El ciudadano como eje del Sistema Sanitario”.

            Por consiguiente y en la línea de abordaje de retos que con valentía y a pesar de las todavía incomprensiones  e insensibilidades, este Servicio se plantea la positivación de su función (no es sólo un receptáculo de reclamaciones) y la mejora continua de la calidad, al ser un Servicio de indudable desgaste personal, en definitiva todo ello  para detectar y corregir aquellas deficiencias que se puedan indeseadamente producir, en aras de garantizar una atención correcta y eficaz en consonancia con las expectativas de los ciudadanos.

En consecuencia, la valiosa e ingente información que en estos servicios se recoge, además de suponer una inestimable fuente de información, y una valiosa herramienta de gestión, potencia como consecuencia la apreciación del factor humano de nuestro trabajo, no olvidemos que trabajamos con emociones, en muchas ocasiones desbordadas, el incremento de la importancia de los asuntos y necesidades socio-sanitarias, la salud como valor inestimable de la persona, la relación familiar o de pareja que se destaca en todos los casos y en definitiva toda una serie de Principios y Valores éticos, sociales y sanitarios que juegan un papel esencial en la relación que mantenemos tanto con los usuarios como con los profesionales; en definitiva desde estos servicios se debe impulsar la dinamización del Sistema Sanitario, con objeto de acomodarnos a las demandas y expectativas, para conseguir finalmente con todo ello la complicidad de todos los grandes profesionales que en un gran Hospital como el Ramón y Cajal, afortunadamente se encuentran, así como potenciar alianzas dentro de la estructura, refuerzo y reconocimiento institucional, dentro del propio Hospital y fuera de él.

Actividad

A. Unidad de Información

• Información verbal y telefónica > 600.000 usuarios

• Mecanización de los datos de las encuestas depositadas en los buzones

• Control de alarmas ascensores

• Silla elevadora discapacitados puerta principal

B. Unidad de Trabajo Social

• Se ha introducido la Historia Social Electrónica

• Se consolidan las sesiones de la Unidad

• Se realiza formación específica sobre Actualización en Seguridad Social

• Monitorización de las derivaciones a centros de apoyo

• Consolidación del Programa y Oficina de Voluntariado

C. Biblioteca del Paciente

• Se ha ordenado el fondo bibliográfico existente

• Se han registrado y catalogado los 6.000 volúmenes existentes

• Se han facilitado los títulos a demanda a falta de la divulgación entre los pacientes

D. Atención al Paciente

• Se ha introducido el software I-Track en el Hospital, CEP San Blas y Emigrantes, en red con la Consejería de Sanidad y Consumo

• Se acusa recibo de la reclamación escrita en la siguiente semana a ser formulada

• Se propone en todos los casos el contacto personal con el servicio implicado

• Se propone un indicador de calidad interno en relación con las reclamaciones

• Se han mantenido 8 reuniones de desarrollo del Proyecto de Informadores al Usuario con la Dirección y Representantes sindicales

E. Actividad Cuali-Cuantitativa años 2003 y 2004

·         Se diferencia entre reclamaciones escritas y atención directa a las personas que no formulan escrito alguno por motivo de solicitudes, gestiones o quejas verbales.

F. Distribución de reclamaciones por motivos y servicios

% Reclamaciones por los 10 Servicios con mayor frecuencia

G. Actividades formativas

• Ponencia “El Derecho a la Protección de la Salud”, en el Primer Encuentro de Líderes Sociales, convocado por la Defensora del Paciente de la Comunidad de Madrid ( Luis Carlos Martínez Aguado). abril de 2004.

• Ponencias “El Consentimiento informado” y “El Principio de No Maleficencia”, en los dos cursos de Bioética organizados por la Comisión Asistencial de Ética del Hospital Ramón y Cajal (Luis Carlos Martínez Aguado)

• Ponencia “La Relación Clínica” en los dos cursos de  Bioética para Clínicos, organizados por el Comité Ético Asistencial del Hospital Clínico San Carlos (Luis Carlos Martínez Aguado)

• Asistencia a la presentación de la Carta de Derechos de los Pacientes de la Defensora del Paciente de la Comunidad de Madrid, mayo de 2004 (Concepción Vázquez Molina)

• Participación en el Master en Derecho Sanitario, curso 2003-2005 (Mª Carmen Martín Sequeira)

• Participación en dos cursos sobre el Paquete Estadístico SPSS organizados por la Agencia Laín Entralgo (Mª Pilar Zamarrón) octubre de 2004

• Asistencia en Murcia al Simposio de la Sociedad Española de Atención al Usuario (Luis Carlos Martínez Aguado) mayo de 2004

• Curso Salud Mental y Exclusión Social, organizado por el SER+MAS y la Agencia Laín Entralgo (Julia Barquero, Mª Pilar Freije, Mª Dolores Paredes, Belén Sánchez)

• Curso Prevención del Maltrato a la Mujer, organizado por la Agencia Laín Entralgo (Carmen Fraga, Pilar Martín, Raquel Pizarro, Mª Antonia Robles)

• Asistencia al Curso “La Comunicación en el ámbito sanitario”, en la Universidad de Verano del Escorial de la Universidad Complutense (Luis Carlos Martínez Aguado) julio de 2004

• Asistencia al Primer Seminario del Ciclo de Conferencias sobre Sociedad, Salud y Derecho en el siglo XXI, de la Universidad Complutense (Luis Carlos Martínez Aguado), noviembre de 2004.

• Conmemoración del Día Internacional del Voluntariado tanto en el Hospital como en los Centros de Especialidades, diciembre de 2004

• La Universidad de Alcalá de Henares aprueba título propio de post-grado “Experto en Comunicación en Salud” a propuesta de este Servicio, cuyo  inicio se fija para Octubre del 2005.

• Se ha continuado con la denominada Escuela de Comunicación Ramón y Cajal del SAP, habiéndose organizado e impartido las siguientes acciones:

H. Otras actividades

• Proceso de los datos y análisis de dos Encuestas Post-Hospitalización, una Médica y otra Quirúrgica.

• Proceso de los datos de la encuesta depositada en los buzones instalados en todo el hospital

• La Comisión de Dirección aprueba la propuesta de creación de la Unidad de Informadores al Usuario, que desempeñarán sus funciones en Información planta “0”, Consultas y Urgencias, dependiendo de Atención al Paciente.

• Se ha participado en siete reuniones de asesoramiento y organización de los servicios de atención al paciente, convocadas por la Dirección General de Aseguramiento y Atención al Paciente de la Consejería de Sanidad y Consumo.

• Se han mantenido diferentes reuniones con las Asociaciones de Voluntariado que tienen convenio firmado con el hospital, así como con otras con las que se está considerando su firma, como son: Asociación para la prevención de Disfunciones Psico-sociales, Asociación de ayuda a los enfermos moribundos y familiares en duelo (ALAIA), Apoyo Positivo, Solidarios para el desarrollo, Fundación Linfoma y Potala.

• Pertenencia al Comité Ético de Asistencia Sanitaria y a la Comisión de Seguridad del Paciente (Pilar Zamarrón López, María Plaza Nieto, Luis Carlos Martínez Aguado)

• Pertenencia a la Comisión de Documentación Clínica (Mª Carmen Martín Sequeira)

• Pertenencia a la Comisión de Calidad de Enfermería (María Plaza Nieto)

• Pertenencia a la Comisión de Seguridad del Paciente (Luis Carlos Martínez Aguado)